Come si usa ChatPilot API: il pannello spiegato voce per voce

Lunedì, le nove meno un quarto. Il caffè è ancora caldo e il pannello di ChatPilot API è già aperto.

Accanto alla voce «Conversazioni» c’è un pallino arancione con un 2. Due persone ti hanno scritto nel fine settimana e aspettano te.

Da dove si comincia? Questa guida risponde alla domanda «ChatPilot API, come funziona?» nel modo più pratico: una voce del menu alla volta, con i pulsanti da premere.

ChatPilot API è lo strumento di DNA Creative per lavorare sul numero ufficiale di WhatsApp. Ai due del pallino ci arriviamo presto.

ChatPilot API: guarda come funziona e quanto costa →

Come funziona il pannello: il menu a sinistra

Tutto parte dal menu a sinistra: ogni voce è una pagina, e in cima c’è l’interruttore per l’altro strumento.

Prima una cosa che cambia le abitudini. La WhatsApp Business API è il collegamento ufficiale di Meta per le aziende: il numero non sta in un telefono, sta su Meta.

Non serve un’app: leggi e rispondi dal pannello, nel browser del computer o del telefono.

Ecco il menu, così come lo vedi appena entri:

ChatPilot API

Le voci, dall’alto in basso:

• Panoramica: lo stato del numero e le cose da fare adesso.
• Conversazioni: le chat con i clienti. Il pallino arancione dice quante persone aspettano.
• Contatti: la rubrica del numero ufficiale.
• Campagne: un messaggio a tanti contatti insieme.
• Statistiche: come sta andando il numero, settimana per settimana.
• Automazioni, Moduli, Messaggi pronti: le cose che prepari una volta e lavorano da sole.
• Link e QR: i codici da stampare su volantini e vetrine.
• Impostazioni: profilo WhatsApp, bot AI e persone che lavorano con te.

In alto a sinistra ci sono due linguette, ChatPilot e API. Premi ChatPilot e passi a ChatPilot senza API, il tuo numero di sempre collegato col QR, con il suo menu.

È compreso nel canone di ChatPilot API. Premi API e torni alla Panoramica.

Finché la configurazione iniziale non è finita, in cima trovi anche Attivazione, con il conto dei passi fatti. Sparisce da sola quando hai finito: come si fa lo spiega la guida all’attivazione di ChatPilot API, passo per passo.

In alto a destra c’è una pillola con scritto, per esempio, «Meta a ottobre» e una cifra. È la stima di quanto spendi questo mese in messaggi. Toccala e si apre Costi su Meta: ne parliamo in fondo.

Dal telefono il menu diventa una barra in basso: Chat, Contatti, Campagne, Auto e Altro, che apre tutte le altre voci.

Panoramica: la pagina da guardare la mattina

La Panoramica ti dice in un colpo d’occhio se il numero funziona e cosa c’è da fare adesso.

In alto ci sono quattro riquadri:

• Il numero: «Collegato» in verde. Se diventa «In pausa» in rosso, Meta non riesce ad addebitare la tua carta.
• Il tuo nome: con il pallino verde e «Lo vedono i clienti», Meta ha approvato il nome. In giallo, per ora i clienti vedono il numero.
• Oggi: le persone nuove contattate nelle ultime 24 ore, sul limite che Meta ti concede al giorno.
• Qualità del numero: Alta, Media o Bassa. È il voto di Meta ai tuoi messaggi.

Sotto c’è il riquadro Cosa fare adesso: al massimo tre righe, le più urgenti per prime, ognuna con il suo pulsante. Ecco come si presenta il lunedì mattina:

Panoramica

1. Premi Rispondi, il cerchio 1: si apre Conversazioni.
2. Se c’è la riga del messaggio rifiutato, premi Correggi e sistemalo.
3. Se manca la foto del profilo, premi Mettila.

Quando non c’è niente da fare, il riquadro dice «Tutto a posto.» in verde.

Sotto c’è il riquadro Cosa vuoi fare?, il cerchio 2. Sono sei percorsi pronti: «Invita a un evento», «Conferma un appuntamento», «Chiedi una recensione», «Ricontatta chi non risponde più», «Ricorda una scadenza» e «Benvenuto e consenso».

Scegli il percorso, rispondi a poche domande con l’anteprima del telefono accanto e premi Crea tutto. ChatPilot prepara il messaggio pronto, le automazioni e, dove serve, la campagna in bozza. Ne parliamo più avanti, alla voce Automazioni.

In fondo alla pagina tre riquadri riassumono la giornata: chi aspetta, i messaggi pronti approvati e la spesa del mese. Accanto alla spesa c’è la nota «stima, la paghi a Meta».

Conversazioni: rispondere a chi ti ha scritto

Qui leggi e rispondi a tutti i messaggi arrivati sul numero ufficiale. Con l’API è l’unico posto dove farlo.

A sinistra c’è l’elenco, a destra la chat aperta. In cima all’elenco ci sono sempre le persone che aspettano te, con l’etichetta arancione «Aspetta · ancora 14 h»: sono le ore che restano per rispondere liberamente. Quando il tempo finisce, l’etichetta diventa rossa: «Aspetta · tempo scaduto».

In alto c’è il pulsante Non letti, con il numero delle chat che nessuno dell’azienda ha ancora aperto. Una chat è letta quando la apre qualcuno del team, per tutti: nell’elenco quelle nuove hanno il pallino blu e il nome in grassetto.

Dalla tendina accanto scegli «Aspettano una persona» per vedere solo loro. Ecco una chat che il bot ha passato a te:

Conversazioni

Rispondere entro 24 ore

1. Tocca il nome nell’elenco a sinistra, per esempio Marco Esposito.
2. Leggi l’avviso grigio con l’orologio: «Puoi rispondere liberamente ancora…» ti dice quanto tempo resta.
3. Scrivi nella casella «Scrivi un messaggio…», il cerchio 1.
4. Premi Invia. Sotto il messaggio compare lo stato: inviato, consegnato, letto.
5. Quando hai finito, premi Segna come risolto, il cerchio 2: la chat esce dall’elenco di chi aspetta.

Con Allega mandi anche una foto, un video o un PDF.

Se un messaggio non arriva, nell’elenco compare «Non arrivato» in rosso e sotto il messaggio il pulsante Riprova. Nella chat trovi anche delle righe grigie, «Campagna «…» inviata» e «Automazione «…» partita»: sai sempre da dove viene un messaggio che non hai scritto tu.

«Ma se rispondo io, il bot non continua a rispondere sopra di me?»

No. Quando rispondi a mano, il bot si mette in pausa su quel contatto, così il cliente non riceve due risposte diverse.

Se vuoi che torni a rispondere a quella persona, premi Riattiva il bot, in alto accanto a «Segna come risolto».

Il link giallo Nota interna, sopra la casella, serve per un appunto che vedete solo tu e i tuoi colleghi: «ha una Punto del 2015 da dare in permuta». Il cliente non lo vede.

Se in azienda siete in due o più, con la tendina Assegnata a passi la chat a un collega. Gli arriva un’email.

Scrivere a chi è oltre le 24 ore

«E se il cliente mi ha scritto tre giorni fa?»

Allora puoi mandargli solo un messaggio pronto. È la regola delle 24 ore di WhatsApp, e vale per tutti.

Per 24 ore dall’ultimo messaggio del cliente scrivi quello che vuoi. Dopo, puoi mandare solo un testo che WhatsApp ha già approvato.

Quel testo è il messaggio pronto: Meta lo chiama «template». Lo scrivi una volta, WhatsApp lo controlla e poi lo usi quando serve.

1. Apri la conversazione. Al posto della casella trovi la frase «Più di 24 ore dal suo ultimo messaggio: puoi mandare solo un messaggio pronto.»
2. Dalla tendina «Scegli un messaggio pronto…» scegli uno dei messaggi approvati.
3. Se compare «Dati da completare», riempi i campi, per esempio il nome.
4. Premi Invia.

Il prezzo del messaggio pronto lo vedi accanto, prima di inviare. Lo paghi a Meta, con la tua carta.

«E se il cliente non mi ha mai scritto?»

Premi Scrivi a un numero, il cerchio 3, in alto. Scrivi il numero, scegli il messaggio pronto e vedi il costo prima di inviare. Se il numero non è in rubrica, ci entra al primo invio. Una promozione parte solo a chi ti ha dato il consenso.

Contatti: aggiungere e importare chi ti ha dato il consenso

Contatti è la rubrica del numero ufficiale: le persone a cui puoi scrivere, con i loro tag e il consenso.

Il consenso è il sì che il cliente ti ha dato a ricevere messaggi promozionali. Meta lo chiede prima di scrivere a qualcuno, e in ChatPilot decide chi riceve le campagne.

I tag sono etichette colorate da mettere ai contatti: «Porte aperte», «Preventivo», «Noleggio», «VIP». Li crei con Gestisci tag.

Così appare la pagina, con la colonna del consenso sulla destra:

Contatti

Aggiungere un contatto a mano

1. Premi Nuovo contatto, il cerchio 1.
2. Scrivi il numero, per esempio 333 000 0000: senza prefisso vale come numero italiano.
3. Aggiungi nome, email e tag, se li hai.
4. Spunta «Ha dato il consenso a ricevere comunicazioni promozionali» solo se te l’ha dato davvero.
5. Premi Salva: si apre la scheda del contatto.

Nella scheda, sotto i dati, ci sono le Note: appunti che vedete solo tu e i colleghi, come «ha una Punto del 2015 da dare in permuta». Più sotto, Cosa è successo racconta la sua storia: i messaggi, le campagne ricevute (lette, consegnate o non arrivate), le automazioni, anche quelle fermate con il motivo, il consenso e il giorno in cui è entrato in rubrica.

Importare la rubrica da Excel

Il CSV è un foglio Excel salvato nella forma più semplice, solo righe e colonne. Da Excel: File, Salva con nome, formato CSV. La prima riga deve avere i titoli delle colonne.

1. Premi Importa CSV, il cerchio 2.
2. Scegli il file dal computer.
3. Nella colonna «Va in» scegli dove finisce ogni colonna del file: numero di telefono, nome, email o un campo tuo. Numero, nome ed email li riconosce da solo.
4. Se vuoi, scegli i tag da mettere a tutti i contatti del file.
5. Spunta la casella del consenso solo se tutte quelle persone te l’hanno dato.
6. Premi Importa: il pulsante dice anche quanti contatti stai caricando.

Alla fine leggi il riepilogo: contatti nuovi, aggiornati e righe scartate, con il motivo. Un contatto già presente viene aggiornato: niente doppioni.

Il consenso si spunta solo se è vero. È la casella che decide chi riceve le tue offerte.

Chi tocca «Non voglio più ricevere» o scrive STOP viene tolto dalle promozioni da solo. Nella colonna Consenso lo vedi come «disiscritto».

Campi: crearli, vederli nella lista, toglierli

I campi sono le informazioni in più su ogni contatto: la città, il modello che gli interessa, l’orario di un appuntamento. Si riempiono dalla scheda, da un file o dalle risposte date alle automazioni.

Per tenerli in ordine c’è Gestisci campi, nella riga sotto la ricerca:

• Crea: un nome e il tipo, cioè testo, numero o data.
• Rinomina: cambia solo il nome che vedi. I messaggi e le automazioni che lo usano continuano a funzionare.
• Elimina: chiede conferma e toglie quel valore da tutti i contatti.

Accanto a ogni campo vedi in quanti contatti è compilato e chi lo usa.

«Perché non riesco a eliminarlo?»

Perché sta lavorando. Se un messaggio pronto, un’automazione o un modulo lo usano, il campo ha un lucchetto e la riga dice dove. Toglilo prima da lì.

Per vedere i campi nella lista premi Colonne e spunta quelli che ti servono. Insieme ai filtri, vedi in un colpo, per esempio, l’orario scelto da chi ha il tag di un evento.

Filtri, Gruppi e Scarica

Premi + Filtro e scegli cosa cercare: Tag, Campo, Consenso, Ha scritto o Campagna. Ogni filtro è una riga, e le righe valgono insieme: «chi ha tutte queste cose insieme». Mentre scrivi vedi quanti contatti restano.

Qualche esempio:

• ha il tag «Preventivo» e ha dato il consenso alle promozioni;
• ha risposto alla campagna di ottobre;
• il campo «Scadenza» cade entro 60 giorni.

Un filtro che usi spesso lo salvi con Salva come nuovo gruppo e un nome. Lo ritrovi nella tendina «Gruppo» e nella finestra Gruppi, il cerchio 3. Un gruppo non è una lista fissa: ogni volta che lo apri, ChatPilot rifà il conto.

Scarica ti dà i contatti che vedi, con i filtri di quel momento, in un file per Excel: nome, numero, email, tag, consenso e i campi.

Campagne: un messaggio pronto a tanti contatti insieme

Una campagna manda lo stesso messaggio pronto a tutti i contatti con il consenso, a chi ha certi tag o a un gruppo.

Si può mandare a tutta la rubrica? Solo alla parte che ti ha detto sì. Il resto lo esclude ChatPilot, da solo.

Premi Nuova campagna. Si apre una finestra con sei parti numerate, e a destra l’anteprima del telefono:

1. Nome: un nome per ritrovarla, per esempio «Promo ottobre».
2. Messaggio: scegli il messaggio pronto. Ci sono solo quelli approvati.
3. A chi: «Tutti i contatti con il consenso», «Solo chi ha i tag:» oppure «Un gruppo:». All’inizio non c’è niente di scelto: decidi tu, così nessuno manda una campagna a tutta la rubrica per sbaglio. Sotto vedi quanti destinatari e quanti esclusi.
4. Quando: «Subito» oppure un giorno e un’ora.
5. Costo: quanto costerà, circa, e quanti giorni servono per mandarla a tutti.
6. Dopo: facoltativo. Un’automazione che parte per chi tocca un pulsante del messaggio.

Poi premi Invia. Compare una riga di conferma con le persone, il costo stimato e quando parte. Premi Conferma e invia: fino a quel momento non parte niente.

Il resto lo fa la campagna da sola:

• Consenso: chi non l’ha dato, si è disiscritto o è bloccato resta fuori. Il controllo si rifà al momento dell’invio.
• Costo prima: la stima la vedi prima di confermare. Il conto lo paghi a Meta, con la tua carta.
• Ritmo: circa un messaggio al secondo. Se superi il tetto di persone nuove al giorno deciso da Meta, la campagna si divide su più giorni e riprende da sola.
• Si ferma da sola: se la carta viene rifiutata, il numero si scollega, la qualità scende al rosso o WhatsApp sospende il messaggio. Va «In pausa», con il motivo, e ti arriva un avviso.

Il risultato: chi ha risposto e chi no

Finita la campagna, apri l’icona Statistiche. In alto trovi i numeri: consegnati, letti, risposte e spesa.

Sotto c’è il Risultato della campagna, che divide le persone in gruppi. Un gruppo per ogni risposta, o per ogni valore scelto (per esempio uno per ogni orario). Poi chi ha letto senza rispondere, chi non ha letto, chi non l’ha ricevuta.

Che i destinatari siano 25 o 2.500, i gruppi restano pochi. Per ognuno hai tre pulsanti:

• Vedi: la lista di quel gruppo. Il nome apre la conversazione.
• Tag: mette a tutti un tag con il nome del gruppo, così lo ritrovi in Contatti.
• Manda un messaggio: apre una campagna nuova già indirizzata a quel gruppo.

Un esempio? Il giorno dopo un invito, mandi il promemoria a chi ha scelto un orario e un secondo invito a chi ha letto senza rispondere. Sono due clic.

Sotto i gruppi c’è la lista completa, con i filtri e Scarica la lista: un file per Excel da passare a chi deve telefonare. Chi non l’ha ricevuta la recuperi con Riprova i falliti.

Pensa alla rubrica di clienti che hai da anni nel gestionale: con una campagna tornano a sentirti, dal numero ufficiale. Cosa comprende ChatPilot API e quanto costa lo trovi sulla sua pagina, con il modulo per chiedere l’attivazione.

Statistiche: come sta andando il numero

La voce Statistiche, sotto Campagne, risponde a una domanda: i messaggi arrivano, e la gente li legge? Scegli il periodo, 7, 30 o 90 giorni:

Statistiche

• Inviati, Consegnati, Letti, Non arrivati: i messaggi partiti dal tuo numero e che fine hanno fatto. Chi ha tolto le spunte blu su WhatsApp non risulta tra i letti.
• Messaggi ricevuti e Persone che hanno scritto: quanto ti cercano i clienti.
• Settimana per settimana: il grafico con inviati, letti e ricevuti.

Più in basso trovi i messaggi pronti più usati e le campagne del periodo, con inviati, letti e risposte. Per il dettaglio di una sola campagna resta l’icona Statistiche nella pagina Campagne.

Messaggi pronti, Automazioni e Moduli: le pagine da preparare

Queste tre pagine non le apri ogni giorno. Prepari una volta messaggi e percorsi, poi lavorano da soli.

Messaggi pronti

È l’elenco dei tuoi template. WhatsApp li approva prima dell’uso: di solito in pochi minuti, a volte fino a 24 ore.

1. Premi + Nuovo messaggio.
2. Rispondi a «Che tipo di messaggio?»: «Promozione o risposta a una richiesta» oppure «Avviso di servizio».
3. Scrivi il testo dentro la bolla verde, come lo vedrà il cliente.
4. Premi Manda in approvazione.

Il messaggio passa da «In revisione» ad «Approvato» o «Rifiutato». Quando è approvato compare Usa in una campagna. Su una bozza trovi Continua, su un rifiutato Correggi.

Il pulsante Prova manda un messaggio vero al numero che scrivi, e si paga come un invio vero. Come scrivere testi che passano l’esame lo spiega la guida ai messaggi pronti e alle loro categorie.

Automazioni

Partono da sole quando succede qualcosa: il cliente tocca un pulsante, scrive una parola, scrive per la prima volta, scrive fuori orario o arriva da un QR. Oppure quando arriva una data della sua scheda, come una scadenza o un compleanno.

Premi Nuova automazione: si apre «Cosa vuoi fare?». Puoi partire da uno dei percorsi pronti oppure da Automazione vuota, in basso a destra.

Con un percorso rispondi a poche domande e premi Crea tutto. Il messaggio pronto, se il percorso ne usa uno, va subito a WhatsApp per l’approvazione, e le automazioni si accendono da sole quando WhatsApp lo approva. Se c’è una campagna, resta in bozza e la mandi tu.

Con l’automazione vuota scegli in «Parte quando» cosa la fa partire, aggiungi i passi con Aggiungi passo e premi Salva. Nasce spenta: la accendi con l’interruttore.

Esempi e trappole sono nella guida per creare un’automazione su WhatsApp.

Moduli

Sono moduli che il cliente compila dentro WhatsApp, senza aprire un sito: nome, telefono, cosa gli interessa. Meta li chiama Flows.

Li crei con Nuovo modulo e li mandi a WhatsApp con Pubblica. Poi li usi in un’automazione o con il pulsante «Apre un modulo» di un messaggio pronto.

Le risposte finiscono nella scheda del contatto. Il resto è nella guida ai moduli dentro WhatsApp.

Link e QR: il codice da stampare su volantini e vetrine

Link e QR crea un codice che, inquadrato con il telefono, apre una chat con te con un messaggio già scritto.

Il QR è il quadratino a puntini che si inquadra con la fotocamera. Vediamo come se ne crea uno:

1. Premi Nuovo link.
2. In «1. Nome (lo vedi solo tu)» scrivi, per esempio, «Volantino porte aperte».
3. In «2. Il messaggio già scritto per chi apre il link» scrivi la frase che il cliente troverà pronta: «Ciao, ho visto il volantino delle porte aperte».
4. In «3. Quando qualcuno ti scrive da qui» spunta, se vuoi, una risposta automatica e un tag.
5. Premi Crea il link.

Ecco la scheda del link appena creato:

Link e QR

• Scarica il QR (cerchio 1) ti dà un’immagine grande, da mandare a chi stampa il volantino.
• Copia il link (cerchio 2) è per i social, una email o un messaggio.
• Pulsante per il sito ti dà il codice di un pulsante WhatsApp, da passare a chi gestisce il tuo sito.

Chi scrive dal QR entra da solo nei contatti, con il tag che hai scelto. Sulla scheda vedi quante persone hanno scritto da quel link.

Due cose da sapere. Se elimini il link, il QR già stampato apre ancora WhatsApp, ma chi scrive non viene più riconosciuto.

E chi arriva dal QR entra senza consenso alle promozioni. Se vuoi mandargli le campagne, chiediglielo in chat e segnalo nella sua scheda.

Impostazioni e Costi su Meta: profilo, bot, persone e spesa

In Impostazioni sistemi come ti vedono i clienti e chi lavora con te. In Costi su Meta controlli quanto spendi.

Profilo WhatsApp

È quello che vede il cliente quando tocca il tuo nome nella chat. Premi Metti la foto per il logo, poi compila descrizione, indirizzo, email, categoria e sito.

Premi Salva: su WhatsApp può volerci qualche minuto. Il nome non si cambia da qui, perché cambiarlo fa ripartire l’esame di Meta: per quello scrivi a DNA Creative.

Bot AI

Qui scrivi come deve parlare il bot e cosa deve sapere: nome dell’assistente, tono, obiettivo, domande da fare. Indichi anche quando passare sempre a una persona, e gli dai le informazioni, anche da un PDF.

Premi Salva configurazione. Il bot lo accende DNA Creative: se è spento, i campi si leggono ma non si modificano.

Persone

1. Premi Invita una persona.
2. Scrivi nome ed email.
3. In «Cosa può fare» scegli Operatore, che risponde nelle Conversazioni e tiene in ordine i Contatti, oppure Titolare, che vede e gestisce tutto.
4. Premi Invita. Arriva un’email con il collegamento per scegliere la password, valido 24 ore.

L’operatore non vede campagne, costi e impostazioni. Le persone che inviti usano solo ChatPilot API.

Costi su Meta

Ci arrivi dalla pillola «Meta a…» in alto. Trovi la stima del mese, il dettaglio per tipo di messaggio e il pulsante Fatture e carta su Meta.

La linguetta Messaggi inviati elenca ogni messaggio partito e arrivato, con il suo costo stimato.

Dal 1° ottobre 2026 Meta fa pagare anche le risposte in chat, ma ogni numero ha 1.000 messaggi di servizio gratuiti al mese. Si paga dal 1.001°: oggi 0,0248 € l’uno in Italia, secondo la pagina ufficiale dei prezzi di Meta (verificata il 21/10/2026).

La cifra del pannello è una stima, e conta come pagate tutte le risposte. L’importo esatto è nelle ricevute di Meta.

Se la pillola diventa rossa con «Pagamento Meta da sistemare», i messaggi a pagamento non partono. Sistema la carta su Meta, poi premi Ho sistemato la carta.

Domattina, in cinque minuti

Torniamo al lunedì mattina e a quel pallino arancione con il 2. Ora sai cosa fare:

1. apri la Panoramica e premi Rispondi;
2. scrivi a ciascuno nella casella, finché l’etichetta dice quante ore ti restano;
3. chiudi con Segna come risolto.

Il caffè è ancora caldo.

Il resto della settimana, dai contatti nuovi alle campagne, è nella guida al flusso di lavoro di tutti i giorni con ChatPilot API.

Se il pannello ti sembra fatto per come lavori tu, chiedi l’attivazione di ChatPilot API dalla sua pagina: il numero ufficiale con Meta lo colleghiamo noi, insieme a te.